当您在IT部门工作时,绝不会做任何事。对于喜欢忙碌的人们,IT是一个理想的去处。但是工作量很快就会变成 压倒,并且常常感觉您和您的团队正在扑朔迷离,而无法高效地完成其他任务,从而无法为您的团队或公司工作。诀窍是有效管理团队的时间,以便完成过多的工作。这四种时间管理策略可以提供帮助。让我们开始吧。

1.让您的团队制作传统的待办事项清单,但要提高水平

这可能看起来很明显,也可能是,但是有效管理团队时间的第一步是让他们跟踪他们预计在一天,一周甚至一个月内要完成的项目和职责。

任务可以来自任何地方:电子邮件,Slack消息,服务台票,会议或您自己的发现。您的团队需要从所有来源收集所有这些任务,并将这些任务放在他们可以跟踪的列表中,无论是电子表格, 星期一 要么 渡渡鸟,或票务系统。

下一步是让您的团队确定任务的优先级。有些任务对业务至关重要,例如存在严重的网络问题,没有人可以访问互联网,因此需要立即解决。其他任务将集中在未来,例如迁移到新的CRM系统或升级网络基础结构。而且总是有其他任务既不落伍,却仍然很重要。

为了优先考虑他们的名单, 艾森豪威尔矩阵 是一个很好的方法,因为它将列表分为四个D:

  • 做: 立即完成任务(或尽快完成)
  • 延后: 在以后的时间或日期完成
  • 代表: 将任务分配给其他人
  • 删除: 从列表中删除任务

一旦按照重要性对任务进行排序,您的团队就可以估计每个项目或任务将花费多长时间,围绕其安排一天或一周,并为其任务填充日历。

通过预留严格的时间来完成特定任务,他们将能够确保他们有足够的时间来白天和一周内完成工作,并且您将有一种切实的方法来跟踪团队的工作效率。

2.寻找自动方法,以节省大量时间

如果您让团队中的一些成员坐下来讨论他们的工作,您可能会发现他们和您一样陷入困境。需要映射和监视网络,需要解决问题,并且需要备份设备。这些任务是 可能吃了几个小时(有时甚至是几天或几周)在您团队的工作时间中, 留给机器.

例如,Auvik基于云的网络监视和管理软件可以通过多种方式帮助节省时间:

  1. 网络映射和文档: Auvik部署完毕后, 网络图开始填充 设备的详细信息,例如品牌和型号,序列号,IP地址以及设备所连接的物理交换机端口。没关系,只要它在网络上,您就会知道它是什么,它在哪里以及它在做什么。 Auvik会自动实时更新,以向您显示网络上的所有内容,即使它在不断发展
  2. 网络监控: Auvik拥有50多种预先配置的警报,已根据行业最佳实践进行了调整,可立即通知您网络上发生的任何异常情况。您的团队可以在用户提交票证之前主动响应网络问题,并且您可以进行微调,以便仅在需要响应时才收到通知。
  3. 配置备份: 配置备份需要花费大量时间,以至于许多团队每月一次,每季度一次或根本不这样做。 Auvik持续轮询每个网络设备的配置更改,并在检测到更改时进行备份,并将每个配置版本存储在归档文件中。
  4. 远程访问: 通过远程隧道, 远程浏览器, 和 应用内终端,Auvik还允许您的团队远程访问任何设备,这意味着您的工程师甚至无需离开席位即可解决网络问题。

3.创建常见任务的标准操作程序

虽然文档通常是领导者的可怕职责, 创建SOP 将使您摆脱日常职责,使您的团队更有效率。

首先,从创建有关……如何创建SOP的SOP开始。然后,确定您一贯执行的职责,并记录下来。一旦有了关于您的SOP外观的标准,就可以鼓励团队中的其他成员开始记录他们执行常见任务的流程。

最终,您将有足够的SOP, 概述和简化常见流程 您的团队不必浪费时间来确定下一步该怎么做。您的较低级别的技术人员也可以参与进来,这将减轻较高级别的技术人员和经理的工作量。

(作为额外的奖励,您可以轻松地 将Auvik集成到您的SOP中)。

4.将您的团队划分为特定角色

维护待办事项列表,自动执行手动任务,创建SOP——足够容易,对吧?好吧,这最后一种节省技术时间的策略不太明显,并且可能需要您在管理框之外进行思考。这一切都是关于重新思考如何在团队中实现角色和职责分离的问题。

Frankly MSP播客的EP 042,一位来宾分享了他的团队如何划分为主动角色和被动角色。他的团队中有75%专注于推动业务向前发展的积极活动,而他的团队中有25%专注于对问题做出反应。

事实是,总是会有更多反应性的东西,而反应性的东西将始终比战略性的主动性任务优先—除非您将其分解。通过将团队划分为各个角色,他可以确保始终有时间专注于战略性和前瞻性任务。通过这样做,您的团队可以将注意力集中在重要但不紧急的事情上并取得进展。

如果专用的主动和被动角色对您的团队不起作用,您仍然可以通过将主动和被动职责轮流使用几天甚至半天来从该策略中受益。每个人在“待命”时都有一些时间,而在 深入的工作.